Udruga Montessori pedagogije
VIŠKA 7, SPLIT
Split, 15.11. 2019
Na temelju članka 3. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679
objavljene u Službenom listu EU L 119/1 i članka 8. Statuta Udruge
Montessori pedagogije od 25. siječnja 2015 god. predsjednica Udruge Ligija
Krolo donosi
P R A V I L N I K
O OBRADI I ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA UDRUGE MONTESSORI PEDAGOGIJE SPLIT
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
U postupku obrade osobnih podataka i zaštite pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka i pravila povezana sa slobodnim kretanjem osobnih podataka Udruga Montessori pedagogije, Split, dalje u tekstu: Udruga) obveznik je primjene Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679.
Članak 2.
Udruga je sukladno članku 4. Opće uredbe, voditelj obrade osobnih podataka koji određuje svrhu i sredstva obrade osobnih podataka u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i/ili pravom EU.
Članak 3.
U skladu sa Općom uredbom pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:
„osobni podatak“
označava sve podatke koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca
„obrada”
znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje
„sustav pohrane” znači svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi
„voditelj obrade”
znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka; kada su svrhe i sredstva takve obrade utvrđeni pravom Unije ili pravom države članice, voditelj obrade ili posebni kriteriji za njegovo imenovanje mogu se predvidjeti pravom Unije ili pravom države članice;
„primatelj”
znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana.
„treća strana”
znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade
„privola ispitanika“
znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojom on, izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom, daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose
„povreda osobnih podataka”
znači kršenje sigurnosti koje dovode do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani
„pseudonimizacija”
znači obrada osobnih podataka na način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno te da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne mogu pripisati pojedincu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi
Članak 4.
Osobne podatke Udruga obrađuje zakonito, pošteno i transparentno.
Obrađuju se samo primjereni i relevantni osobni podaci i to isključivo u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama.
Osobni podaci koje Udruga obrađuje su točni te se po potrebi ažuriraju. Osobni podaci koji nisu točni bez odlaganja se brišu ili ispravljaju.
Udruga osobne podatke obrađuje isključivo na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.
Udruga osobne podatke čuva samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Iznimno, osobni podaci mogu se pohraniti i na dulja razdoblja, ali samo ako će se isti obrađivati isključivo u svrhu arhiviranja u javnom interesu, u svrhu znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe.
II. OBRADA OSOBNIH PODATAKA
Članak 5.
Udruga osobne podatke obrađuje samo ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:
- da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
- da je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka
- da je obrada nužna radi poštivanja pravnih obveza Udruge
- da je obrada nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe – da je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju javnih ovlasti Udruge.
- da je obrada nužna za potrebe legitimnih interesa Udruge ili treće strane, osim u slučaju kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.
Članak 6.
Privola kojom ispitanik Udruzi daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose jest dobrovoljna, u pisanom obliku s lako razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom, jasno naznačenom svrhom za koju se daje i bez nepoštenih uvjeta.
Ako se radi o obradi osobnih podataka djeteta ispod dobne granice od 16 godina, privolu na način opisanom u stavku 1. ovog članka daje nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (roditelj ili zakonski skrbnik djeteta).
Članak 7.
U postupku obrade osobnih podataka Udruga na odgovarajući način (pisano ili izravno usmeno) ispitaniku pruža sve informacije vezano uz obradu njegovih osobnih podataka, a osobito o svrsi obrade podataka, pravnoj osnovu za obradu podataka, legitimnim interesima Udruge, namjeri predaji osobnih podataka trećim osobama, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, o postojanju prava ispitanika na pristup osobnim podacima te na ispravak ili brisanje osobnih podataka i ograničavanje obrade, prava na ulaganje prigovora i dr.
III. PRAVA ISPITANIKA
Članak 8.
Udruga će odmah, a najkasnije u roku od mjesec dana od dana podnošenja zahtjeva ispitanika ili njegovog zakonskog zastupnika ili punomoćnika:
- informirati o svrsi obrade njegovih osobnih podataka, kategorijama osobnih podataka koji se obrađuju, o primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni te u slučaju kada se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika o njihovu izvoru
- dostaviti ispitaniku ispis osobnih podataka sadržanih u sustavu pohrane koji se na njega odnose
- ispraviti netočne podatke ili podatke dopuniti
- provesti brisanje osobnih podataka koji se na ispitanika odnose pod uvjetom da osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili ako ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji.
Rok iz st. 1. ovog članka može se prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Udruga obavještava ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja.
Ako je zahtjev ispitanika podnesen elektroničkim putem, Udruga informaciju pruža elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije.
O razlozima odbijanja zahtjeva ispitanika iz st. 1. ovog članka Udruga će bez odgađanja, a najkasnije jedan mjesec od primitka zahtjeva, izvijestiti ispitanika o razlozima odbijanja zahtjeva.
Članak 9.
Udruga pruža informacije date u skladu s čl. 8. bez naknade.
Iznimno, ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani Udruga će naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti.
Članak 10.
Ispitanik koji smatra da je Udruga povrijedila neko njegovo pravo zajamčeno Općom uredbom ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava nadležnom tijelu (AZOP).
IV. SUSTAV POHRANE
Članak 11.
Udruga prikuplja i obrađuje sljedeće vrste osobnih podataka:
- osobni podaci članova Udruge,
- osobne podatke korisnika usluga Udruge
- osobne podatke o zdravstvenom stanju djece korisnika usluga Udruge,
- roditelja/korisnika usluga i članova njihovog zajedničkog kućanstva
- osobne podatke o članovima Nadzora i Predsjedništva Udruge
- osobne podatke o kandidatima koji sudjeluju u natječajnom postupku u
ugovoru o djelu - osobne podatke vanjskih suradnika
- osobne podatke potencijalnih korisnika usluga
- osobne podatke koje je Udruga dužna prikupljati sukladno zakonskim i
podzakonskim propisima
Članak 12.
Za osobne podatke navedene u članku 11. ovog članka Udruga vodi evidenciju
aktivnosti obrade.
Evidencija aktivnosti obrade sadrži najmanje sljedeće podatke:
- ime i kontaktne podatke voditelja obrade Udruga, odgovorne osobe
voditelja Obrade - službenika za zaštitu podataka,
- svrhu obrade
- opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka
- kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni
ili će im biti otkriveni - predviđene rokove za brisanje različitih kategorija
podataka - opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera
za zaštitu podataka
Članak 13.
Predsjednica Udruge donosi akt kojim se regulira procedura prikupljanja i obrade osobnih podataka te određuje osobe koje su zadužene za obradu i zaštitu osobnih podataka iz čl. 11. ovog Pravilnika.
V. VIDEO NADZOR
Članak 14.
Udruga može koristiti video nadzor, a obrađivanje osobnih podataka putem video nadzora u Udruzi provodit će se u svrhu koja je nužna i opravdana za zaštitu osoba i imovine, uzimajući u obzir interese ispitanika.
VI. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA
Članak 15.
Predsjednica Udruge imenuje službenika za zaštitu podataka.
Službenik za zaštitu podataka imenuje se iz redova članova Udruge.
Kontakt podaci službenika za zaštitu podataka Vrtić objavljuje na svojoj web stranici te o osobi imenovanoj za službenika obavještava nadzorno tijelo.
Službenik za zaštitu podataka obavlja poslove informiranja i savjetovanja odgovornih osoba i njegovih zaposlenika koji neposredno obavljaju obradu osobnih podataka o njihovim obvezama iz Opće uredbe, prati poštivanje Uredbe te drugih odredaba Unije ili države članice o zaštiti, omogućuje ostvarivanje prava ispitanika te surađuje s nadzornim tijelom.
Službenik za zaštitu podataka dužan je čuvati povjerljivost svih informacija koje dozna u obavljanju svoje dužnosti.
VII. MJERE ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA
Članak 16.
Da bi se izbjegao neovlašteni pristup osobnim podacima, podaci u pisanom obliku čuvaju se u registratorima i dosjeima, u zaključanim ormarima, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo zaposlenicima zaduženim za obradu podataka, te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.
Članak 17.
Udruga će po potrebi, a posebice prilikom objave podataka koji bi se mogli pripisati određenom ispitaniku provoditi pseudonimizaciju kao jednu od tehničkih mjera zaštite osobnih podataka.
Članak 18.
Osobe zadužene za obradu osobnih podataka odgovorne su za zaštitu osobnih podataka od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe, te za čuvanje i povjerljivost podataka kojima raspolažu u okviru obavljanja svojih poslova.
Članak 19.
Brisanje podataka o članovima udruge: Svaki član Udruge može podnijeti zahtjev na e-mail Udruge za brisanje iz članstva čime automatski njegovo članstvo u Udruzi prestaje. Ovakvim zahtjevom Udruga će odmah obrisati sve njegove podatke iz evidencije, osim onih koje prema Zakonu o udrugama mora čuvati (ime i prezime, OIB, datum rođenja, datum pristupanja Udruzi, tip članstva).
Također, član Udruge može zatražiti brisanje onih podataka koji nisu obvezni prema Zakonu o udrugama što ga ne isključuje iz članstva u Udruzi.
VIII. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 20.
Za sve što nije uređeno i regulirano ovim Pravilnikom, vrijede odredbe Opće Uredbe o zaštiti osobnih podataka od 27. travnja 2016.g. EU (2016/679) objavljene u Službenom listu EU L 119/1.
Članak 21.
Ovaj Pravilnik objavit će se na Oglasnoj ploči Udruge, a stupa na snagu osmog dana od dana njegove objave.
Predsjednica
Ligija Krolo
Pravilnik o obradi i zaštiti osobnih podataka objavljen je na Oglasnoj ploči Udruge dana 15.studenog 2019. godine, a stupa na snagu 25. studenog 2019. godine.
Predsjednica
Ligija Krolo